ECES a mis en place un système conforme aux normes européennes et internationales. Les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne sont conçus pour :
- Atteindre les objectifs des programmes mis en œuvre par ECES conformément au principe de bonne gestion financière;
- Protéger les actifs et les informations d'ECES;
- Prévenir et détecter les irrégularités, les erreurs et les fraudes et veiller à ce que les lignes budgétaires soient correctement suivies;
- Identifier et prévenir les risques de gestion conformément au registre des risques d'ECES;
- Assurer une production fiable des informations financières et de gestion;
- Conserver les pièces justificatives relatives à l'exécution du budget et aux mesures d'exécution du budget, et y donner suite.
Concernant le financement et les règles applicables :
- Lors de la mise en œuvre des fonds de l'UE ou d'autres donateurs, ECES applique les normes internationales de gestion financière, y compris les principes du règlement financier de l'UE applicable au budget général de l'Union et ses règles d'application;
- À cette fin, ECES respecte les principes de légalité, de régularité, d'efficacité, d'efficience et d'économie;
- Le principe d'économie exige que les ressources utilisées par ECES pour la poursuite de ses missions sont mises à disposition en temps utile, en quantité et en qualité appropriées et au meilleur prix ("value for money");
- Le principe d'efficacité concerne le meilleur rapport entre les ressources employées et les résultats obtenus;
- Le principe d'efficacité concerne la réalisation des objectifs spécifiques fixés et des résultats escomptés.
Comptes annuels et audits
Depuis sa fondation en 2011, tous les aspects et comptes d'ECES ont été audités et approuvés. Les comptes de 2022 ont été vérifiés et seront prochainement publiés par la Banque Nationale Belge.
Le dernier rapport de l'audit de nos comptes est disponible ici.
Depuis sa création, ECES a signé des contrats d'une valeur totale de 129.103.463 millions d'euros.
Certification TRACE
À partir de mai 2020, et renouvelé chaque année par la suite, ECES a officiellement reçu la certification TRACE, un processus d'examen, d'analyse et d'approbation de due diligence largement référencé et complet. Les organisations certifiées par TRACE, comme ECES désormais, sont des partenaires pré-approuvés pour les entreprises multinationales et les organisations cherchant à mener leurs activités et leurs affaires avec des fournisseurs, des agents et des consultants qui partagent leur engagement en faveur de la transparence commerciale et financière.
À partir de mai 2020, ECES a officiellement renouvelé sa certification annuelle, conformément à la réglementation TRACE.
Le processus d'examen de la certification TRACE est basé sur des normes internationalement acceptées et exige d'ECES de suivre une formation globale sur la lutte contre la corruption, d'adopter un code de conduite et de mettre à jour nos informations de due diligence chaque année. Les rapports comprennent un examen quotidien des noms par rapport aux sanctions internationales et aux listes d'application. Pour plus d'information, voir Certification TRACE
Registre de Transparence européen
L'UE étant un des plus important interlocuteurs d'ECES, et en partageant, de fait, les valeurs de transparence et de responsabilité, ECES fait partie du registre de transparence européen, une initiative conçue pour rendre le processus décisionnel de l'UE plus ouvert. Le registre est un site web public où les organisations représentant des intérêts particuliers au niveau de l'UE enregistrent et mettent à jour les informations liées à ces intérêts. Le registre de transparence de l'UE fournit également des informations ouvertes sur les intérêts représentés au niveau de l'UE, qui représentent ces intérêts et le budget des lobby correspondants. Dans ce contexte, ECES a approuvé le code de conduite régissant les relations des représentants d'intérêts auprès des institutions de l'UE.
Stratégie de gestion financière de qualité
ECES a développé une stratégie de gestion financière de qualité grâce à sa collaboration de longue date avec PME-Conseils, une société spécialisée dans la comptabilité, la gestion d'entreprise et la fiscalité, établie à Bruxelles depuis 1987. PME-Conseils est certifiée ISO 9001 et est spécialisée dans le soutien à la gestion financière des organisations à but non lucratif. ECES collabore notamment avec la propriétaire de PME-Conseils, Cathy Lespiaucq, depuis de nombreuses années.
Outre les services habituels dans le domaine de la comptabilité, de l'administration et de la fiscalité spécifiques aux associations à but non lucratif et autres organisations du secteur non lucratif, PME-Conseils soutient ECES dans la réalisation de :
- Une comptabilité financière et analytique spécifiquement adaptée à la supervision de projets et adaptée aux besoins des rapports qui doivent être établis ;
- Une comptabilité financière conforme aux règles et normes applicables aux associations à but non lucratif ;
- Rapports budgétaires et financiers selon les exigences de chaque sponsor ;
- Préparation d'audits financiers par les autorités subventionnaires ;
- Déclaration et gestion de la fiscalité, y compris la TVA, auprès des autorités locales compétentes.
Logiciel de comptabilité
ECES utilise WinBooKs comme logiciel de comptabilité depuis sa création. Un logiciel spécialement dédié à ces fins a par ailleurs été créé avec PME-Conseils et Logidrive, prenant en compte des années d'opérations financières afin de disposer d'un seul logiciel personnalisé pour traiter la gestion logistique, la facturation, la gestion des stocks et la gestion des achats.
