Ad ECES consideriamo le audits, i controlli finanziari, le valutazioni e il monitoraggio dei progetti come elementi essenziali del nostro impegno per la trasparenza e come occasioni per migliorare ulteriormente l'attuazione delle attività in linea con una gestione finanziaria efficace.
Ogni progetto viene costantemente monitorato per tutta la sua durata utilizzando una serie di parametri di audit, finanziari e gestionali. ECES si avvale anche di un sistema software di tracciamento interno specificamente progettato, in cui per ogni spesa vengono archiviati tutti i documenti di supporto scansionati. Ogni spesa, insieme a tutti i documenti giustificativi scansionati, viene collegata nel software a specifiche linee di bilancio del budget approvato, consentendo così un controllo costante del livello delle spese, facilitando le verifiche finali delle spese e gli audit esterni.
I nostri progetti sono sottoposti a controlli in base ai requisiti dei nostri finanziatori, con verifiche esterne delle spese, Corti dei conti europea, audit esterne di sistema, valutazioni di monitoraggio orientate ai risultati e audit finali. Eseguiamo regolarmente anche verifiche interne.
Di seguito troverete maggiori dettagli su questi diversi tipi di monitoraggio.
ECES è stato supportato nella preparazione di tutti gli esercizi di revisione e verifica finanziaria da PME-Conseils, la società specializzata in contabilità, gestione aziendale e fiscalità che dal 2013 supporta ECES nella gestione finanziaria complessiva.
Date le dimensioni raggiunte da ECES, i conti annuali, dopo essere stati sottoposti a revisione esterna, vengono presentati e pubblicati dalla Banca Nazionale del Belgio. Dal 2011, i conti di ECES sono stati presentati e sottoposti a revisione contabile.
Ad esempio considerando solo i contratti firmati da ECES con l'UE dal 2017 (per un valore di 95.340.322 euro), ECES ha avuto un totale di 71 valutazioni tra verifiche delle spese dei progetti, sistema esterno e controlli finanziari effettuati sia dall'ECES che dall’UE.
Dei 15 contratti di sovvenzione assegnati dall'UE ad ECES dal 2017 e in base all'articolo 16 delle condizioni generali applicabili ai contratti di sovvenzione per le azioni esterne finanziate dall'Unione europea, ECES ha effettuato sui suoi progetti:
- 26 verifiche delle spese del progetto
- 24 valutazioni che sono state accettate dalle delegazioni UE interessate.
In aggiunta a ciò, l'UE ha stipulato contratti esterni:
- 10 controlli finanziari esterni
- 3 controlli di sistema esterni
- 3 valutazioni ROM esterne
- 2 valutazioni finali esterne
Infine, la Corte dei conti dell'UE e le delegazioni competenti dell'UE hanno effettuato controlli finanziari e di sistema per il nostro progetto in Sudafrica, Nigeria e Giordania.
L'elenco dettagliato delle audit è riportato di seguito.
La verifica delle spese e gli accertamenti finanziari/sistemistici vengono svolti per lo più seguendo le indicazioni dei finanziatori sulle società di revisione contabile che vorrebbero che ECES utilizzasse per determinati Paesi o progetti. Per il resto, ECES collabora con le migliori società di revisione contabile a livello globale come KPMG, PWC, Deloitte, Moore Stephens ed Ernst & Young.
Siamo stati estremamente soddisfatti dei risultati positivi dei suddetti audit e valutazioni e abbiamo apprezzato i commenti sulla relazione sia da parte delle delegazioni dell'UE che dei revisori interni. Dalla nostra creazione, tutte le verifiche e gli audit sulle spese hanno avuto esito positivo e non sono stati segnalati illeciti o problemi di cattiva gestione.
Siamo stati estremamente soddisfatti dei risultati positivi dei suddetti accertamenti e valutazioni e abbiamo apprezzato i rapporti rilasciati sia dalle delegazioni dell'UE che dai revisori interni. Dall'inizio della nostra attività, tutte le verifiche e le audit delle spese hanno avuto esito positivo e non sono state segnalate irregolarità o problemi di cattiva gestione.
Purtroppo, le relazioni sulle verifiche delle spese e sulle revisioni dei progetti non possono essere rese pubbliche, come previsto dalle norme dei finanziatori, delle organizzazioni e degli organi di gestione elettorale che finanziano ECES, ma restano comunque a loro disposizione per qualsiasi utilizzo.
Infine, tutto il personale della sede centrale ha superato la certificazione ISO:9001 sugli standard di gestione della qualità, al fine di preparare e supervisionare al meglio gli audit esterni e interni.
Elenco delle valutazioni esterne e delle verifiche esterne delle spese relative ai progetti commissionate dall'UE per i progetti ECES 2017-2022
I. Verifiche esterne delle spese dei progetti/verifiche finanziarie
Gli accertamenti sulle azioni di cooperazione allo sviluppo finanziate dall'UE devono essere effettuati da revisori esterni professionisti. A tal fine, l'UE stipula contratti di servizio con revisori esterni sulla base del Contratto quadro di controllo di DG INTPA, di Contratti quadro di servizi locali/regionali o a seguito di un bando di gara.
Dal 2018, l'ECES ha effettuato 10 verifiche esterne delle spese dei progetti o verifiche finanziarie in Nigeria, Giordania, Etiopia e Afghanistan.
| N. | Progetto | Tipo di controllo/valutazione | Data del report |
| 1 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Sostegno all'INEC (EU SDGN) | Verifica delle spese esterne - Anno 1 | 2018 |
| 2 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Sostegno all'INEC (EU SDGN) | Verifica esterna delle spese - Anno 2 | 2022 |
| 3 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Sostegno all'INEC (EU SDGN) | Valutazione finale del progetto | 2021 |
| 4 | Sostegno dell'UE alle istituzioni e allo sviluppo democratico in Giordania (EU-JDID) | Verifica esterna delle spese - Anno 1,2,3 | 2022 |
| 5 | Sostegno dell'UE alle istituzioni e allo sviluppo democratico in Giordania (EU-JDID) | Verifica esterna delle spese - Anno 4 | 03/10/2022 - 07/10/2022 |
| 6 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia (EURECS Etiopia) | Verifica esterna delle spese | Aprile 2023 |
| 7 | Prevenzione, mitigazione e gestione dei conflitti elettorali e della potenziale violenza in Etiopia (PEV Etiopia) | Verifica della spesa esterna | 14/11/2022 – 18/11/2022 |
| 8 | Progetto a sostegno della sostenibilità e dell'integrità elettorale in Afghanistan (PROSES) | Verifica della spesa esterna | 14/11/2022 - 18/11/2022 |
| 9 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia Plus (EURECS+ Etiopia) | Verifica della spesa esterna | Aprile 2023 |
| 10 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Sostegno all'INEC (EU SDGN) | Verifica dell'errore residuo | 2023 |
II. Corte dei conti
In qualità di revisore esterno indipendente dell'UE, la Corte dei conti europea (CCE) tutela gli interessi dei contribuenti dell'UE. Non ha poteri legali, ma lavora per migliorare la gestione del bilancio dell'UE da parte della Commissione Europea e riferisce sulle finanze dell'UE.
ECES ha ricevuto una valutazione della Corte dei conti europea nel 2021 in Nigeria e due nel 2022 in Sudafrica ed Etiopia.
| 11 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia (EURECS Etiopia) | Corte dei Conti – Anno 2 | 2022 |
| 12 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Supporto all'INEC (EU SDGN) | Corte dei Conti – Anno 3 | 2021 |
| 13 | Progetto a sostegno della prevenzione, della mitigazione e della gestione dei conflitti legati alle elezioni e della potenziale violenza in Sudafrica (PEV-RSA) | Corte dei Conti – tutto il progetto | 2022 |
III. Controlli esterni del sistema
Le revisioni di sistema si concentrano sulla progettazione e/o sull'efficacia operativa del sistema di controllo interno di ECES. Gli accertamenti sui sistemi possono essere utili prima dell'inizio di un progetto, nelle prime fasi di attuazione del progetto e talvolta a metà percorso. In questi casi, le verifiche dei sistemi possono avere un impatto attraverso l'analisi dei sistemi di controllo interno da parte del revisore e le conseguenti raccomandazioni di miglioramento.
ECES ha effettuato 3 verifiche esterne di sistema nel 2018, 2019 e 2023, rispettivamente in Nigeria, Giordania ed Etiopia.
| 14 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Supporto all'INEC (EU SDGN) | Verifica del sistema - Anno 1 | 2018 |
| 15 | Sostegno dell'UE alle istituzioni e allo sviluppo democratico in Giordania (EU-JDID) | Verifica del sistema - Anno 1 | 2019 |
| 16 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia (EURECS Etiopia) | Verifica del sistema | Aprile 2023 |
IV. Valutazioni ROM esterne
Il Results-Oriented Monitoring (ROM) è il sistema di monitoraggio esterno della DG INTPA e della DG NEAR, volto a migliorare il controllo interno, la responsabilità e la capacità di gestione della Commissione europea con una forte attenzione ai risultati. Supporta le unità operative della sede centrale e le delegazioni dell'UE nelle loro funzioni interne di monitoraggio e reporting, integrando il loro lavoro con un servizio di monitoraggio indipendente ed esterno fornito lungo le diverse fasi del ciclo di intervento.
ECES ha 3 valutazioni ROM dal 2017 in Giordania e Comore.
| 17 | Progetto a sostegno della credibilità e della trasparenza delle elezioni nelle Comore (PACTE Comore) | Valutazione ROM | 2017 |
| 18 | Sostegno dell'UE alle istituzioni democratiche e allo sviluppo della Giordania (EU-JDID) | Valutazione ROM | 2021 |
| 19 | Sostegno dell'UE alle istituzioni democratiche e allo sviluppo della Giordania (EU-JDID) | Valutazione ROM |
2019 |
V. Valutazioni finali esterne
La valutazione sistematica e tempestiva dei programmi e delle attività è una priorità consolidata della Commissione europea ed è condotta da consulenti indipendenti.
Gli interventi sono sistematicamente valutati in base alla qualità e ai risultati delle azioni nel contesto di una politica di cooperazione in evoluzione, con un'attenzione specifica agli approcci orientati ai risultati e al contributo all'attuazione degli Obiettivi di sviluppo sostenibile (SDGs).
| 20 | Sostegno dell'UE alle istituzioni e allo sviluppo democratico in Giordania (EU-JDID) | Valutazione finale del progetto | 2021 |
| 21 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Supporto all'INEC (EU SDGN) | Valutazione finale del progetto | 2021 |
VI. Elenco delle verifiche delle spese dei progetti appaltati da ECES per i progetti ECES 2017-2023
In linea con i regolamenti dei suoi finanziatori, ECES ha effettuato diverse verifiche interne delle spese dei progetti e verifiche esterne. Dal 2018, ECES ha effettuato venti verifiche interne delle spese e audit esterni nelle Comore, in Giordania, Nigeria, Gabon, Etiopia, Madagascar, Afghanistan e Sudafrica.
| N. | Progetto | Tipo di controllo/valutazione | Data del report |
| 1 | Progetto a sostegno della credibilità e della trasparenza delle elezioni nelle Comore (PACTE III Comore) | Verifica delle spese - Progetto completo | 2018 |
| 2 | Progetto di sostegno all'osservazione elettorale nazionale e al processo democratico in Gabon (PAON GABON) | Verifica della spesa - Progetto completo | 2018 |
| 3 | Sostegno dell'UE alle istituzioni democratiche e allo sviluppo della Giordania (EU-JDID) | Verifica della spesa - Anno 1 | 2018 |
| 4 | Sostegno dell'UE alle istituzioni e allo sviluppo democratico della Giordania (EU-JDID) | Verifica della spesa - Anno 2 + 3 | 2019 |
| 5 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Supporto all'INEC (EU SDGN) | Verifica della spesa - Anno 1 | 2019 |
| 6 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Supporto all'INEC (EU SDGN) | Verifica della spesa - Anno 2 | 2020 |
| 7 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Supporto all'INEC (EU SDGN) | Verifica della spesa - Anno 3 | 2020 |
| 8 | Progetto di sostegno al dialogo democratico in Gabon (PADD GABON) | Verifica della spesa - Progetto completo | 2020 |
| 9 | Prevenzione, mitigazione e gestione dei conflitti elettorali e delle potenziali violenze in Etiopia (PEV Etiopia) | Verifica della spesa - Anno 1 | 2020 |
| 10 | Prevenzione della violenza elettorale in Madagascar (PEV Madagascar) | Verifica della spesa - Progetto completo | 2020 |
| 11 | Sostegno dell'UE alle istituzioni democratiche e allo sviluppo della Giordania (EU-JDID) | Verifica della spesa - Anno 3 | 2021 |
| 12 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Sostegno all'INEC (EU SDGN) | Verifica della spesa - Anno 4 | 2021 |
| 13 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia (EURECS Etiopia) | Verifica della spesa - Anno 1 | 2021 |
| 14 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia (EURECS Etiopia) | Verifica della spesa - Anno 2 | 2021 |
| 15 | Progetto a sostegno di una maggiore sostenibilità e integrità elettorale in Afghanistan (PROSES) | Verifica della spesa - Progetto completo | 2021 |
| 16 | Progetto a sostegno della prevenzione, della mitigazione e della gestione dei conflitti elettorali e della potenziale violenza in Sudafrica (PEV-RSA) | Verifica della spesa - Progetto completo | 2021 |
| 17 | Progetto d'appoggio all'osservazone elettorale della società civile al ciclo elettorale della transizione 2020-2022 in Mali (Pro Observation Mali) | Verifica della spesa - Anno 1 | 2022 |
| 18 | Sostegno dell'UE alle istituzioni democratiche e allo sviluppo della Giordania (EU-JDID) | Verifica della spesa - Anno 4 + No cost extention | 2022 |
| 19 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia (EURECS Etiopia) | Verifica della spesa - Anno 3 | 2022 |
| 20 | Prevenzione, mitigazione e gestione dei conflitti elettorali e della potenziale violenza in Etiopia (PEV Etiopia) | Verifica della spesa - Anno 2 + No cost Extention (1) | 2022 |
| 21 | Prevenzione, mitigazione e gestione dei conflitti elettorali e della potenziale violenza in Etiopia (PEV Etiopia) | Verifica della spesa - No cost Extention (2) | 2022 |
| 22 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia Plus (EURECS+ Etiopia) | Verifica della spesa - Anno 1 | 2023 |
| 23 | Progetto d'appoggio all'osservazone elettorale della società civile al ciclo elettorale della transizione 2020-2022 in Mali (Pro Observation Mali) | Verifica della spesa - Anno 2 | 2023 |
| 24 | Progetto per la promozione della pace e della coesione in Kenya attraverso la prevenzione e l'attenuazione dei conflitti elettorali | Verifica della spesa - Anno 1 | 2023 |
| 25 | Sostegno dell'UE alla governance democratica in Nigeria - Supporto all'INEC (EU SDGN) | Verifica della spesa - Progetto completo | 2023 |
| 26 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia Plus (EURECS+ Etiopia) | Verifica della spesa - Progetto completo | 2023 |
VII. Elenco delle valutazioni appaltate da ECES per ECES dal 2017 al 2023
| N. | Progetto | Tipo di controllo/valutazione | Data del report |
| 1 | Risposta europea al sostegno ai cicli elettorali - Etiopia (EURECS Etiopia) | Valutazione intermedia | 2021 |
| 2 | Prevenzione, mitigazione e gestione dei conflitti elettorali e della violenza potenziale in Etiopia (PEV Etiopia) | Valutazione finale | 2022 |
| 3 | Sostegno dell'Unione europea alle istituzioni democratiche giordane e allo sviluppo (EUJDID) | Valutazione finale | 2020 |
| 4 | Sostegno dell'Unione europea alle istituzioni democratiche giordane e allo sviluppo (EUJDID) | Valutazione intermedia | 2019 |
| 5 | Iniziativa dei cittadini per la costruzione della pace, la leadership e la stabilità (INCIPALS Madagascar) | Valutazione finale | 2016 |
| 6 | Prevenzione della violenza elettorale nella Comunità di sviluppo dell'Africa australe (PEV SADC) | Valutazione finale | 2017 |
| 7 | Progetto a sostegno della prevenzione, della mitigazione e della gestione dei conflitti legati alle elezioni e della potenziale violenza in Sudafrica (PEV RSA) | Valutazione finale | 2020 |
| 8 | Progetto di sostegno all'osservazione delle elezioni nazionali e all'advocacy democratica in Gabon (PAOEN Gabon) | Valutazione finale | 2018 |
| 9 | Progetto di sostegno alla credibilità e alla trasparenza delle elezioni nella Repubblica di Guinea II (PACTE Guinee II) | Valutazione finale | 2017 |
| 10 | Progetto di sostegno alla credibilità e alla trasparenza del processo elettorale nell'Unione delle Comore (PACTE COMOROS) | Valutazione finale | 2015 |
| 11 | Progetto di sostegno alla credibilità e alla trasparenza per l'Unione del processo elettorale delle Comore II (PACTE Comore II) | Valutazione | 2016 |
| 12 | Progetto di sostegno alla credibilità e alla trasparenza del processo elettorale Unione delle Comore III - (PACTE Comore III) | Valutazione | 2018 |
| 13 | Progetto di sostegno per la prevenzione e la gestione di potenziali conflitti e violenze legati alle elezioni in Madagascar (PACTE Madagascar) | Valutazione finale II | 2014 |
| 14 | Progetto di sostegno per la prevenzione e la gestione di potenziali conflitti e violenze legati alle elezioni in Madagascar (PEV Madagascar) | Valutazione finale | 2019 |
| 15 | Progetto di sostegno al dialogo democratico in Gabon (PADD Gabon) | Valutazione finale | 2020 |
| 16 | Progetto di sostegno al processo elettorale in Senegal (PAPES) | Valutazione finale | 2017 |
| 17 | Progetto di sostegno allo sviluppo delle capacità della società civile e delle istituzioni nazionali in materia di diritti umani, genere e democratizzazione (PARCDD) Comore | PARCDD - Valutazione finale | 2018 |
| 18 | Progetto di sostegno alla credibilità e alla trasparenza delle elezioni in Burkina Faso | PACTE Burkina Faso - Valutazione finale | 2016 |
| 19 | Progetto di sostegno alla credibilità e alla trasparenza delle elezioni in Burkina Faso | Valutazione intermedia | 2016 |
| 20 | Progetto di sostegno alla credibilità e alla trasparenza delle elezioni in Burkina Faso (PACTE BF) | Valutazione ex-post - Esterna | 2021 |
| 21 | Sostegno dell'Unione europea alla governance democratica in Nigeria, componente 1 (EUSDGN) | Valutazione intermedia | 2020 |
| 22 | Progetto per la promozione della pace e della coesione in Kenya attraverso la prevenzione e l'attenuazione dei conflitti elettorali | Valutazione finale | 2023 |
| 23 | Risposta europea al sostegno al ciclo elettorale in Etiopia Plus (EURECS+ Etiopia) | Valutazione finale | 2023 |
| 24 | Progetto d'appoggio all'osservazone elettorale della società civile al ciclo elettorale della transizione 2020-2022 in Mali (Pro Observation Mali) | Valutazione finale | 2023 |
