ECES ha istituito un sistema di gestione finanziaria conforme alle norme dell’Unione Europea e agli standard internazionali. I sistemi e le procedure di gestione e di controllo interno sono concepiti al fine di:
- Implementare le nostre attività e i nostri programmi conformemente ai principi della sana gestione finanziaria.
- Salvaguardare i beni e le informazioni di ECES.
- Prevenire e individuare irregolarità, errori e frodi e garantire che le linee di bilancio siano rispettate in modo adeguato.
- Identificare e prevenire i rischi di gestione in conformità con il registro dei rischi di ECES.
- Garantire una produzione affidabile di informazioni finanziarie e gestionali.
- Conservare i documenti di supporto relativi e successivi all'esecuzione del bilancio e alle misure di esecuzione del bilancio.
Per quanto riguarda il finanziamento e le norme applicabili:
- Nell'implementare attività tramite i fondi dell'UE o di altri finanziatori, ECES applica gli standard internazionali di gestione finanziaria, compresi i principi del Regolamento finanziario dell'UE applicabili al bilancio generale dell'Unione e le sue regole di applicazione.
- A tal fine, ECES rispetta i principi di legalità, regolarità, efficacia, efficienza ed economia.
- Il principio di economia richiede che le risorse utilizzate da ECES per lo svolgimento delle sue attività siano messe a disposizione in tempo utile, in quantità e qualità adeguate e al miglior prezzo ("rapporto qualità-prezzo").
- Il principio dell'efficienza riguarda il miglior rapporto tra le risorse impiegate e i risultati ottenuti.
- Il principio di efficacia riguarda il raggiungimento degli obiettivi specifici prefissati e dei risultati previsti.
Conti annuali e revisioni contabili
Tutti i conti di ECES, sin dal 2011, sono stati sottoposti a revisione contabil. Al momento, i conti relativi al 2022 sono stati sottoposti a revisione e stanno verranno successivamente pubblicati dalla Banca Nazionale del Belgio.
L'ultimo resoconto relativo alla revisione dei nostri conti.
Fin dalla sua fondazione, ECES ha firmato contratti per un totale di 129.103.463 milioni di euro.
Certificazione TRACE
Fin dal maggio 2020, ECES ha ricevuto ufficialmente la certificazione TRACE, un processo di revisione, analisi e approvazione della due diligence, molto articolato e completo. Le organizzazioni che sono certificate da TRACE, come ECES, sono partner pre-esaminati per le multinazionali e le organizzazioni che cercano di svolgere la loro attività e il loro business con fornitori, agenti e consulenti che condividono il loro impegno per la trasparenza commerciale e finanziaria.
La certificazione TRACE di ECES è stata rinnovata ogni anno da quando è stata ricevuta la prima volta.
Il processo di revisione della certificazione TRACE si basa su standard accettati a livello internazionale e ha richiesto ad ECES di completare la formazione globale anti-corruzione, adottare un codice di condotta e aggiornare annualmente le nostre informazioni sulla due diligence. I report includono lo screening quotidiano dei nomi rispetto alle sanzioni internazionali e alle liste di esecuzione.
Per ulteriori informazioni, consultare la certificazione TRACE.
Registro per la Trasparenza dell’UE
Essendo l'UE uno dei più importanti interlocutori di ECES, e in virtù del comune impegno nei confronti di trasparenza e responsabilità, ECES fa parte del Registro per la Trasparenza dell'UE, un'iniziativa volta a rendere più accessibile il processo decisionale dell'Unione. Si tratta di un sito web pubblico in cui tutte le organizzazioni che rappresentano interessi particolari a livello europeo possono registrarsi, descrivendo e aggiornando le proprie attività ed obiettivi. Il Registro per la Trasparenza dell'UE fornisce informazioni dettagliate sugli interessi rappresentati a livello europeo, su chi rappresenta tali interessi e sul relativo bilancio per le attività di lobby. In questo contesto, ECES ha sottoscritto il codice di condotta che disciplina le relazioni dei rappresentanti di interessi con le istituzioni dell'UE.
Strategia di gestione finanziaria di qualità
ECES ha sviluppato una strategia di gestione finanziaria di qualità grazie alla collaborazione di lunga data con PME-Conseils, una società specializzata in contabilità, gestione aziendale e fiscalità, fondata nel 1987 a Bruxelles. PME-Conseils è certificata ISO 9001 ed è specializzata nel supporto alla gestione finanziaria di organizzazioni no-profit. ECES collabora da molti anni con la proprietaria di PME-Conseils, Cathy Lespiaucq. Oltre ai consueti servizi nel campo della contabilità, dell'amministrazione e della fiscalità specifici per le associazioni no-profit e altre organizzazioni del settore no-profit, PME-Conseils supporta ECES nei seguenti campi:
- Contabilità finanziaria e dei costi, in relazione alla supervisione di progetti, di budget e di specifiche esigenze.
- Contabilità finanziaria in conformità con le norme e gli standard applicabili per le organizzazioni non profit.
- Relazioni finanziarie e di bilancio secondo i requisiti di ogni finanziatore;
- Preparazione di audit finanziari da parte delle autorità finanziatrici;
- Dichiarazione e gestione delle imposte, compresa l'IVA, con le autorità locali competenti.
Software di contabilità
Sin dalla sua creazione, ECES ha utilizzato WinBooKs come software di contabilità. Un software specifico è poi stato creato con PME-Conseils e Logidrive, sulla base dell’esperienza maturata da anni di esperienza nella gestione di operazioni finanziarie, al fine di utilizzare un unico software per occuparsi di logistica, fatturazione, gestione dell'inventario e degli acquisti.
