Il SOP di ECES è un documento integrato con tutte le informazioni, le procedure e le istruzioni che regolano il nostro lavoro.
Queste Procedure Operative Standard (Standard Operative Procedures, SOP) sono il risultato degli anni di esperienza collettiva di ECES nella realizzazione di progetti di assistenza elettorale finanziati principalmente dall'UE e dall'Unione Europea e dall'UE e integrano le esperienze professionali complessive accumulate dal consiglio di amministrazione e dall'unità di gestione di ECES, nel campo dell'osservazione delle elezioni e dell'assistenza elettorale.
Il SOP mira a raccogliere in un unico documento integrato tutte le informazioni, le procedure e le istruzioni necessarie per identificare, formulare e attuare le attività, nonché per affrontare con il monitoraggio, la valutazione, la comunicazione, la visibilità e l'audit di tutti i progetti ECES. Il SoP spiega inoltre come condurre il regolare funzionamento quotidiano dell'ufficio ECES e delle sue attività a livello di sede centrale e sul campo, considerando che la direzione strategica e la gestione dei progetti spetta sempre alla sede centrale ECES, mentre il coordinamento e l'attuazione delle attività spetta al team di coordinamento dei progetti, sotto la supervisione e la guida della sede centrale ECES.
Questo approccio è fondamentale per garantire un'attuazione coerente delle attività e delle metodologie di ECES, in quanto tutti gli approcci utilizzati nei nostri progetti (come EURECS, LEAD, EPEA, PEV ecc.) sono stati progettati a livello di sede centrale da esperti ECES, e devono quindi essere attuati in modo armonizzato in tutti i diversi progetti.
Queste POS sono state inoltre concepite tenendo conto delle lezioni apprese da tutti gli esercizi di valutazione e monitoraggio esterni a cui si è sottoposto ECES, comprese le verifiche delle spese, le verifiche finanziarie esterne e gli audit di sistema. Le POS sono state inoltre ampiamente condivise con un gran numero di membri del personale dell'ECES al fine di integrare il feedback.
Fornendo una guida pratica a tutti gli esperti ECES che realizzeranno attività pienamente in linea con il SoP, questo documento è stato progettato sulla falsariga del ciclo del progetto e fa parte di una lettura pertinente per gli esperti ECES, i donatori, i valutatori e i revisori. La gestione del ciclo di progetto dell'UE segue cinque fasi: programmazione, identificazione, formulazione, attuazione, valutazione e audit.
Al fine di adattare le SOP per seguire il ciclo naturale del funzionamento dell'ECES, sono state articolate nelle seguenti sezioni:
- Identificazione e formulazione del progetto
- Inizio del progetto
- Attuazione del progetto
- Monitoraggio e valutazione del progetto
- Chiusura del progetto
Ogni fase sopra delineata mira a coprire il più esaurientemente possibile ciò che deve essere conosciuto e fatto durante il ciclo del progetto e comprende gli aspetti istituzionali, organizzativi, amministrativi, finanziari, operativi e legali legati all'attuazione di EURECS.
Oltre a fornire indicazioni su queste fasi pratiche, le POS comprendono anche tutti i modelli e i moduli necessari per conformarsi alle relative procedure in allegato - pertanto le POS sono integrate, vale a dire complete di tutti i documenti necessari per completare determinate fasi, come previsto dalle POS.
